Jak to bude? Jinak!

Change management – změna a jak na ní

Připravili jsme pro vás přehled toho nejdůležitějšího v CHANGE MANAGEMENTU.

Co je změna a jak s ní zacházet?

Co je to změna?

Obecně změnou rozumíme rozdíl mezi původním stavem a novým stavem. V pracovním pojetí se jedná většinou o zavádění nových procesů, pracovních standardů a podobně. Změny v pracovním prostředí jsou obzvláště citlivé, protože v zaměstnancích, kterých se týkají, mohou vyvolávat celou řadu negativních emocí a reakcí.

Proč je to důležité?

Monitorovat nálady a emoce, které provází změny, je pro nás stěžejní především ve chvíli, kdy potřebujeme kontrolovat, jak se se změnami vyrovnávají jednotliví členové týmu. Změny s sebou obvykle přináší celou škálu různých emocí a reakcí (viz níže). Změny nálad ve skupině ale mohou ohrozit průběh plnění úkolu, protože jakmile se zde jednou začnou šířit domněnky a neověřené informace, mohou si jednotliví členové týmu začít vytvářet strachy, což ovlivní jejich pracovní výkon.

Jak s tím zacházet?

Obecná stádia vnímání procesu změn nám výrazně pomohou při posuzování, zda se zrovna nacházíme v kritickém období a také nám zpřehledňují stavy, kterými naši podřízení procházejí v průběhu změn:

  1. Neinformovaný optimismus – nové nápady vypadají skvěle, ač jsou zatím jen na papíře; všechny hlavní překážky se nám zdají jednoduše zvladatelné
  2. Informovaný pesimismus – začínají se objevovat problémy; jen některá řešení jsou jasná; někteří jedinci začínají pochybovat o správnosti změny (toto období s sebou přináší tzv. Zónu ohrožení – situaci, ve které nejvíce lidí rezignuje/odmítá změnu/odchází – je velmi důležité je včas dostatečně podpořit, aby neměli potřebu kamkoliv odcházet).
  3. Nadějný realismus – nastává obrat; problémy nezmizely, ale šance lidí na dosažení vytyčených cílů jsou založené na realistických cílech.
  4. Informovaný optimismus – optimismus se stále zvyšuje; lidé začínají mít opět energii potřebnou k dokončení změny
  5. Odměna při dokončení – povedlo se dospět k úspěšné změně; výsledek může být částečně odlišný od výsledku očekávaného ve fázi 1

“Be the change you wish to see in the world“

Gandhi

Odpor jako přirozená reakce

Znalost různých stádií, kterými naši podřízení procházejí v průběhu implementace změn, stejně tak jako pochopení toho, jakými emocemi se tato stádia vyznačují, nám pomáhá být stále chápaví a vstřícní, ale hlavně nám to umožňuje včas zjistit možné problémy v komunikaci a výkonu a zamezit jim.

Jakých emocí a reakcí se můžeme v průběhu přípravy a implementace změn dočkat?

Stádium 1 2 3 4
Stav Status quo Narušení Průzkum Přestavba
Reakce Šok, odmítání Hněv, strach Přijetí Zavázání se

V průběhu zavádění změn se tedy setkáváme s mnoha reakcemi, z nichž ta nejdůležitější pro nás, je odpor. Jedná se o nepřímé vyjádření obav nad tím, že by daný jedinec mohl:

  • ztratit své postavení,
  • nepochopit, co od něho patřičná změna očekává,
  • mít ještě více práce než do teď (=obětování osobního života)

Odpor vůči změnám můžeme začít řešit ve chvíli, kdy o něm víme. Ve většině případů je odpor vidět a slyšet.

 Jak je odpor vidět?

  • Málo energie
  • Ignorování, případně žádný oční kontakt
  • Při rozhovoru se dotyčný raději věnuje jiné činnosti
  • Defenzivní gesta a řeč těla
  • Hledání nedostatků, zbytečné stížnosti

Jak je odpor slyšet?

  • Vyhýbáni se zodpovědnosti
  • Zaplaví vás detaily a dotazy
  • Při rozhovoru s vámi dotyčný mění téma
  • “Není čas”
  • Moralizování
  • Jednoslovné odpovědi
  • Úplný souhlas se vším, co řeknete

 

Řízení změny

Změna je proces, který můžeme řídit nebo v něm jsme řízeni. K jejímu správnému řízení potřebujeme zvládnout řadu průřezových témat, jako je emoční inteligence, motivace a ovlivnění, předávání zpětné vazby a další. V pracovním prostředí je to prostředek rozvoje. Změna je nedílnou součástí našeho osobního i pracovního života a schopnost změnu řídit je v něm velikou výhodou.

7 kroků pro úspěšné řízení změny:

  1. Stanovte potřebu
  2. Přibližte vizi
  3. Získejte lidi pro věc
  4. Komunikujte změnu
  5. Přizpůsobte okolní faktory
  6. Stabilizujte změnu
  7. Řiďte změnu

V praxi to pak znamená:

  • Plánujte
  • Vyhodnocujte
  • Komunikujte
  • Používejte sebereflexi
  • Pracujte na své emoční inteligenci
  • Uvědomujte si všechny fáze změny a role v nich (vaše i ostatních)
  • Předávejte zpětnou vazbu

Komunikace při změnách

Pokud chceme, aby změnu přijali účastníci s co nejmenším odporem, je bezpodmínečně třeba:

  • jasně vysvětlit důvody změny,
  • zdůraznit její přínosy,
  • být přístupný všem otázkám,
  • umožnit všem, aby se co nejdříve zapojili,
  • vyhnout se překvapením,
  • nastavit standardy a cíle
  • a hlavně NEUSTÁLE KOMUNIKOVAT.

Právě komunikace hraje stěžejní roli. Uvedeme si tedy pár pravidel, jak v průběhu změn komunikovat, a tím eliminovat možnost vzniku problematické situace.

Jak komunikovat?

  • Během období změn je prakticky nemožné „komunikovat příliš“
  • Vždy se objeví víc otázek, než bude odpovědí
  • To, co „se povídá“ jasně odmítněte, nebo k tomu zaujměte nějaký jasný postoj
  • Pokud není dostatek informací, lidé si je budou domýšlet podle sebe, jejich představy pak budou určitě horší, než realita
  • I ticho si může někdo vykládat jako špatné znamení
  • Jednostrannou komunikaci vyrovnávejte tím, že budete věnovat úsilí naslouchání problémům a starostem
  • Špatné zprávy odhalte dříve, než z nich budou zprávy katastrofické

Vždy potřebujeme mít na paměti, že to, jak lidé vnímají změnu, závisí na množství informací, které mají k dispozici. Nejčastější příčinou odmítání změny je nejistota týkající se vlivu, který na jednotlivce daná změna může mít.

info

MgC Group s.r.o.
Pod Děvínem 2894/26
150 00, Praha 5 – Smíchov

IČO: 285 09 471
DIČ: CZ 285 09 471

Obchodní podmínky

máte dotaz?